身近な仕事のやり方を見直し、ITをうまく使って効率化したり、問題点を見つけて改善していくのが、この分野のテーマです。コンピュータやネットワークの活用だけでなく、業務を分析する力、図やグラフから問題を読み取る力も問われます。ここでは、それぞれのポイントを整理して解説します。
1. IT活用で仕事を効率化する
この章では、日常的な事務作業やホワイトカラー業務に、コンピュータやネットワークをどのように活用すると効率化できるのかを解説します。単に「パソコンを使う」だけでなく、「どんな作業をITに任せると効果的か」という視点がポイントです。
身近な業務のIT活用
会社の仕事には、データ入力、集計、メール送信、帳票作成など、定型的な作業がたくさんあります。こうした作業をコンピュータやネットワークの機能を使って自動化・効率化することで、ホワイトカラーを含む多くの業務で時間と手間を大きく減らすことができます。
例えば、紙で回していた申請書を、グループウェアやワークフローシステムに置き換えると、申請・承認の流れがスムーズになり、承認状況もすぐに確認できます。このように、「今、人手でやっている繰り返し作業を、ITに任せられないか？」という視点で業務を見直すことが、業務改善の第一歩です。
RPA（Robotic Process Automation）
RPAは「Robotic Process Automation」の略で、パソコン上で人が行っている定型的な操作を、ソフトウェアのロボットに自動で行わせる仕組みです。アプリケーションの起動、画面上のボタン操作、データのコピー＆ペースト、システムへの入力など、あらかじめ決められた手順をロボットが繰り返し実行します。
例えば、毎日決まったフォルダからデータを取り出して、基幹システムに登録する作業があるとします。RPAを使うと、その一連の操作を記録して自動化できるため、担当者はチェックや判断など、人にしかできない仕事に集中できます。このようにRPAは、ホワイトカラー業務の効率化を強力に支援する代表的なITツールとして、業務改善の場面で注目されています。
2. 分析力・思考力で問題を見つけ解決する
ここでは、業務改善や問題解決に向けて必要となる「分析力」と「思考力」について説明します。ITツールを導入するだけでは本当の改善にはつながらず、問題の原因を見極める力が重要になります。
業務改善に必要な分析力と考え方
業務改善を進めるには、「どこにムダがあるのか」「なぜミスが起きるのか」といった原因を論理的に考える力が求められます。例えば、処理に時間がかかっている業務があれば、どの工程で滞っているのか、担当者・手順・使用しているシステムなどを分解して分析します。
このとき、「思い込み」で判断するのではなく、データや実際の手順、現場の声をもとに、客観的に考えることが大切です。ITパスポート試験では、単語の暗記だけでなく、「問題点を見つけ、どう改善するかを考えられる人材」を意識した出題もされていますので、普段から筋道を立てて考えるクセをつけておくとよいでしょう。
3. 業務プロセスとデータの読み取り
この章では、業務の流れを図で整理する方法と、表・グラフから業務の問題点を読み取る考え方を説明します。業務を目で見える形にすることで、改善すべきポイントが見つけやすくなります。
業務フローとE-R図でプロセスを把握する
業務フローは、仕事の流れを「作業の順番」や「担当部署」の観点から矢印付きの図にしたものです。申請 → 承認 → 処理 → 報告 といった流れを図にすると、どの部分で待ち時間が発生しているのか、どの作業が重複しているのかが分かりやすくなります。
一方、E-R図（Entity-Relationship図）は、業務で扱う「もの（エンティティ）」同士の関係を表す図です。顧客、商品、注文などのデータが、どのような関係でつながっているかを整理します。E-R図を作ると、必要なデータがきちんと管理されているか、同じ情報を何度も入力していないか、といった問題点を見つけやすくなります。
このように、業務フローやE-R図を使って業務プロセスを把握することは、ITシステムを導入・改善する際の土台となる重要なステップです。
表・グラフから問題点を発見する
業務で集めたデータは、表やグラフの形で整理されることが多いです。例えば、部署ごとの処理件数、月別の売上推移、ミスの発生件数などです。これらのデータを読み取ることで、「特定の月だけ処理が遅れている」「ある担当者に作業が集中している」といった問題点に気づくことができます。
表では項目ごとの数値の大小を、グラフでは傾向や変化の様子を意識して見ると、改善のヒントが得られます。重要なのは、「数字を眺めて終わり」ではなく、「なぜこの数字になっているのか」「どこをどう変えると良くなりそうか」を考えることです。業務データを根拠にして改善案を出せると、説得力のある提案ができるようになります。
まとめ
この記事では、ITを使って業務を改善・効率化するポイントを整理しました。システム化（パッケージ導入・グループウェア・個別開発・ネットワーク整備）と、BYOD・IoT・M2M・AIなどの技術を組み合わせることで、仕事のやり方そのものを変えられる、という流れでした。
また、Web会議・メール・チャット・SNS・共有ファイルなどのツールは、情報共有とコミュニケーションをスムーズにし、ムダな作業を減らします。さらに、シェアリングエコノミーやライフログ、情報銀行、PDSのような新しいサービスは、個人データを活用する一方で、プライバシー配慮が欠かせない点も押さえておきましょう。
試験勉強では、「この技術はどんな業務をどう便利にするのか？」と具体的な場面をイメージしながら、用語を整理しておくことが大切です。
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